Cuando los seres humanos nos enfrentamos a algo nuevo se genera expectativa y ansiedad. Un ejemplo clásico y simple de ésto, es recordar cuando entramos al jardín de infantes (Kindergarten). Algunos celebramos, otros lloramos; alguno de nuestros encargados celebraron y otros lloraron; alguno se fue a una esquina, mirando de a poquito. Entrar a una nueva organización presenta estas mismas sensaciones para un nuevo colaborador/a. Por lo mismo, es necesario crear un ambiente que propicie seguridad, confianza, orden y aclare expectativas de ambas partes. Mientras más rápido se ofrezca ésto, más rápido podrá adaptarse el nuevo colaborador/a y podrá brindar lo mejor de sí.
Para lograr esta introducción al Instituto Canzion, hemos desarrollado una serie de opciones dentro del paso que hemos llamado Orientación. Este paso viene luego de haber Diseñado la función, haber Reclutado y haber Seleccionado. Si bien en Instituto Canzion trabajamos en equipo, es importante que cada encargado directo de algún colaborador domine este paso puesto que se convierte en el responsable #1 de facilitar la adaptación. Más allá de compartir cada parte de este proceso, aseguremos que la cultura que nos caracteriza esté presente, no solo en lo que se habla sino en lo que se vive. ¡Que sea bienvenido cada uno!
Proceso de introducción y orientación al nuevo colaborador
Se recomienda que este proceso sea llevado a cabo por el encargado inmediato del nuevo colaborador/a. Si hay varios colaboradores/as entrando a la institución al mismo tiempo, se recomienda hacer un grupo con ellos/as y hacer los pasos 1 al 4 en conjunto para aprovechar el tiempo.
2. Asegurar que el nuevo colaborador/a se une a los medios de comunicación institucionales actuales (internacionales y locales) y explicar cómo funcionan:
a. Workplace
b. Voxer
c. Desk
d. Email institucional
3. Explicar estructura de la organización; local e internacional.
4. Presentar compañeros/as de labor inmediatos
5. Entregar y explicar la Descripción de Funciones del nuevo colaborador/a. En adición, se le puede dejar saber que puede conseguir las demás descripciones de sus compañeros/as en Intranet (click aquí para ver las descripciones de funciones).
6. Presentar las herramientas que están disponibles en www.institutocanzion.com/intranet para su función.
7. Presentar las opciones de formación y desarrollo institucional que están en calendario para que la persona pueda continuar adaptándose a su función.
8. Comenzar con la formación específica de procedimientos, protocolos, sistemas, etc. asociados a los puntos de su Descripción de Funciones.